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Agenda et direction d’école

Publié le vendredi 23 août 2013.
Mis à jour le vendredi 22 août 2014 à 09h42.


Cet article présente l'utilisation d'un agenda numérique dans le cadre d'une direction d'école.
On utilisera ici l'agenda numérique Lightning lié à l'utilisation du logiciel de messagerie Thunderbird


Installez le module complémentaire agenda :
Outils > Modules complémentaires > Catalogue
Ajouter Lightning à Thunderbird


Une fois redémarré, Thunderbird affiche un agenda
On utilisera principalement l'agenda dans la gestion des événements.
Il est possible de créer un nouvel agenda qui ne contiendra que les événements liés à la vie de l'école :
Clic Droit sur Mon Agenda > Nouvel agenda > sur mon ordinateur
Donnez un nom à votre agenda ECOLE, une couleur, gardez l'adresse de courriel de votre école.


Il est tout à fait possible d'enrichir automatiquement l'agenda par le menu
Événements et tâches > importer...
Deux exemples d'importations se trouvent sur Calendrier scolaire et sur Calendrier élections conseil d'école


Une fois l'importation effectuée, les événements s'affichent dans votre agenda.


Les catégories proposées pourront être personnalisées par :
Outils > Options > Agenda > Catégories
Celles-ci permettront un affichage sélectif et/ou une impression de planning personnalisé

La saisie manuelle d'un événement s'effectue en cliquant sur le bouton +Événement


Dans cet exemple fictif, il s'agit de planifier une équipe de suivi en renseignant les champs :
Titre Lieu Catégorie Agenda Début Fin
En cliquant sur Participants, il sera possible d'indiquer des noms de contacts présents dans votre carnet d'adresses.


Si la case Notifier les participants est cochée, Thunderbird envoie automatiquement une "invitation" à l'événement concerné aux participants.


Une copie du message contenant l'invitation se trouve dans le dossier Envoyés.

L'agenda propose également la gestion des tâches.
La saisie manuelle d'une tâche s'effectue en cliquant sur le bouton +Tâches


Dans cet exemple, un courriel a été reçu annonçant une campagne de prévision d'effectifs avec une période de réponse précise.
Clic Droit sur le courriel concerné > Convertir en > Tâche



Les champs sont automatiquement remplis...
Modifiez la date de Début de la tâche...
Indiquez un rappel de tâche...
 


L'agenda affiche la tâche à accomplir et affichera un rappel à l'ouverture de Thunderbird une semaine avant l'échéance.

N'oubliez pas de sauvegarder le contenu de votre agenda d'école si celui-ci contient de nembreux événements (!) par la commande :
Événements et tâches > Exporter l'agenda...