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Gestion coopérative scolaire

Publié le samedi 27 avril 2013.
Mis à jour le mercredi 24 septembre 2014 à 10h32.


Cet article indique comment utiliser le logiciel Grisbi afin de gérer les différents comptes de fonctionnement des écoles (budget annuel, transports et coopérative scolaire OCCE)

Le logiciel Grisbi est librement téléchargeable ICI.

Un manuel d'utilisation est disponible ICI.

Dans la suite de cet article, on utilisera le fichier exemple test.gsb (clic droit Enregistrer la cible sous...) afin de mettre en œuvre une gestion de compte coopérative scolaire.

Lancer Grisbi, cliquer sur Annuler lors de l'assistant création d'un nouveau fichier de compte
Fichier > Ouvrir ouvrir le fichier téléchargé test.gsb
Deux comptes figurent dans l'exemple proposé :
un compte Banque Postale - coopérative école (compte courant - chéquier) et
un compte Espèces - coopérative école correspondant au fond de caisse argent liquide

Comment saisir une opération de débit chèque (émis au profit d'un tiers) ?
Dans le formulaire de saisie des opérations en bas de la page, remplir les champs Date, Tiers (destinataire du paiement : nom du commerçant), Pièce comptable (numéro correspondant sur la pièce comptable : ticket de caisse, facture etc), Remarque (détail des achats ).
Choisir la catégorie correspondant à l'achat, le mode de règlement, saisir le numéro du chèque : pour les opérations suivantes, les numéros suivants seront proposés.

Rappel catégories OCCE Charges (Dépenses)
60700008 Achat de produits pour cession : calendriers, photos, tous produits achetés pour être revendus.
61810008 Charges des activités éducatives : voyages, journaux scolaires, spectacles, documents, objets fabriqués ...
62810008 Cotisations versées à l'OCCE : cotisations versées à l'OCCE.
61681008 Assurances versées (contrat MAIF-OCCE, MAE) : assurances de la coop scolaire.
65000008 Autres charges courantes : fêtes, kermesses, tombolas ...
67000008 Charges exceptionnelles : événements imprévus comme dons, solidarité.
68000008 Budget de gros équipement : matériel audiovisuel, mobilier, biens durables.

Rappel catégories OCCE Produits (Recettes)
70700008 Vente de produits pour cessions : bulbes, photos, produits achetés pour être revendus ...
70800008 Produit des activités éducatives : versement des familles pour spectacles, journaux, objets fabriqués ...
74100008 Subventions : de l'État, mairie, département, région
74200008 Autres subventions : d'associations de parents d'élèves, amicales ...
75000008 Autres produits courants : fêtes, tombolas, lotos, kermesses …
75600008 Participation volontaires des familles
76000008 Produits financiers : intérêts perçus (mutualisation) ...
77000008 Produits exceptionnels : événements imprévus comme dons, solidarité.

110 catégorie (unique) correspond au Résultat net exercice précédent (excédent) et sera saisie à la première opération du 01/09.

Comment suivre votre comptabilité ?
Faire les rapprochements bancaires en cliquant sur Rapprocher.
Saisir le montant correspondant aux apports valorisés (informations Tresoft) disponible sur le relevé papier fourni par la Banque Postale.


Comment obtenir le Compte-rendu financier annuel ?
En fin d'année scolaire l'état proposé Bilan financier année scolaire affichera toutes les opérations, classées par catégories, de dépenses ou de recettes, avec les totaux correspondants.
Vous pourrez reporter dans le formulaire les montants correspondant à chaque catégorie, dans le tableau des Charges et dans celui des Produits.
Le bilan simplifié au 31 août vous permettra d'équilibrer actif et passif.