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Optimisation de la messagerie administrative

Publié le lundi 13 décembre 2010.
Mis à jour le lundi 13 décembre 2010 à 09h00.


Cet article propose d'optimiser Thunderbird dans le cadre de la messagerie administrative : il s'agira dans un premier temps de ranger/trier automatiquement les courriels importants puis de se débarrasser des courriels publicitaires qui ont tendance à envahir les boîtes...et enfin d'archiver les courriers.

LE TRI AUTOMATIQUE DES COURRIERS

ÉTAPE 1  : Clic droit sur Courrier entrant... Nouveau dossier : créer un ou plusieurs dossiers nommés Circo IA ...


ÉTAPE 2  : on désire ranger les messages provenant du secrétariat circonscription : sélectionner un message répondant à cette condition.
 Clic droit sur l'adresse de l'expéditeur Créer un filtre...


ÉTAPE 3  : création du filtre ... Nom du filtre : circo
 
Conditions : cocher valident toutes les conditions suivantes OU valident au moins une des conditions suivantes SI vous ajoutez ensuite des conditions..
 Exécuter ces actions : Déplacer le message vers Circo sur Administratif OK
Remarque  : il conviendra, par la suite, d'amender ce filtre  circo par outils... filtre de messages... modifier...
en 
ajoutant ensuite des conditions telles que : De est cpceps72.lafleche@ac-nantes.fr + De est cpc72.lafleche@ac-nantes.fr


ÉTAPE 4  : tester le filtre en cliquant sur Exécuter, les messages concernés sont automatiquement triés...



LA SUPPRESSION AUTOMATIQUE DES COURRIERS INDESIRABLES

ÉTAPE 1  : traiter les courriels indésirables Outils... Options... Sécurité... Indésirables
 
Cocher
Quand je marque des messages comme indésirables les déplacer dans le dossier Indésirables
 Cocher Marquer les messages détectés indésirables comme lus
 Cocher Activer la journalisation du filtre des indésirables

ÉTAPE 2  : traiter les courriels indésirables Outils... Paramètres des comptes...
Paramètres des indésirables :

Cocher Activer les contrôles adaptatifs pour ce compte
Cocher Ne pas marquer les messages comme indésirables si l'expéditeur est dans Adresses personnelles Adresses collectées
Cocher Déplacer les nouveaux courriels indésirables vers :
Cocher Dossier Indésirables sur Administratif
Cocher Supprimer automatiquement les courriels indésirables âgés de plus de 14 jours

ÉTAPE 3  : cliquer sur le(s) message(s) que vous considérez comme "indésirables" et cliquer sur l'icône indésirable.
Ces messages seront alors rangés dans le dossier Indésirables.



Au bout de quelques semaines, vous n'aurez pratiquement plus à cliquer sur l'icône indésirable.


L'ARCHIVAGE DES COURRIERS

Lors de la réception de tous les courriels, il vous est possible de "suivre" un ou plusieurs courriels qui attendent un traitement ultérieur de votre part en cliquant sur l'étoile.

Les courriels devant de plus en plus nombreux, il conviendra de les supprimer périodiquement et de vérifier les paramètre du compte. 

Outils... Paramètres des comptes...Espace disque....
 Cocher Ne supprimer aucun message
 Cocher Toujours conserver les messages suivis

représentent des options conseillées vous permettant un archivage de vos courriers.

Archiver les courriers en fin d'année scolaire :

ÉTAPE 1  : Outils... Paramètres des comptes...Copie et dossiers....Archivage des messages... Options d'archivage
 Cocher Les dossiers archivés annuellement
 Cliquer sur OK 

ÉTAPE 2  : Sélectionner les messages que vous désirez archiver en cliquant dessus ET en maintenant la touche Ctrl enfoncée
 Cliquer sur Archiver

ÉTAPE 3  : Renommer votre dossier d'archivage année N par année scolaire N-1 N.
 
Clic Droit
sur le dossier Renommer